Quando se trata da guarda de documentos, qualquer empresa ou profissional autônomo sabe que existem exigências legais específicas em relação ao tempo que determinados arquivos devem permanecer guardados.

O prontuário médico, por exemplo, deve permanecer por até 20 anos em registros impressos e, no formato digital, por tempo indeterminado, de acordo com a Lei n°13.787. Isso leva muitos profissionais a passarem por um problema em comum: a falta de espaço físico no consultório ou em casa para manter os prontuários médicos guardados.

Pensando nisso, preparamos este conteúdo para que você entenda como o self storage pode ser uma solução versátil, barata e eficiente. Além disso, você verá dicas úteis sobre onde e como guardar os prontuários médicos. 

Continue a leitura para saber mais sobre o assunto!

Por que o self storage?

Não apenas por causa da necessidade de liberar o espaço físico do consultório médico e eliminar o risco de perda dos arquivos, mas também para que o negócio cumpra com uma das mais importantes exigências da legislação, o self storage é uma ótima alternativa devido às suas vantagens.

Os boxes de armazenamento oferecem segurança aos prontuários médicos, visto que o estabelecimento conta com sistemas de monitoramento 24 horas por dia. 

Além disso, os espaços são arejados e livres de exposição solar constante, isto é, o ambiente perfeito para que os documentos impressos não corram risco de serem danificados por agentes do tempo como umidade, calor e poeira

Outro ponto positivo é que o box pode ser organizado da maneira que o contratante desejar e ele é o único que poderá ter acesso aos pertences armazenados.

Tudo isso sem jamais precisar se preocupar com multas ou penalidades referentes à fidelidade contratual, já que só é cobrado o tempo em que estiver sendo utilizado o self storage, permitindo ser interrompido a qualquer momento.

Como organizar o prontuário médico no self storage?

Agora que você já conhece as principais vantagens do self storage para guardar prontuário médico, mostraremos algumas dicas para organizar documentos no box privativo.

Armário para arquivos

Armários são ideais para armazenar documentos em grandes quantidades, abrigando caixas armazenadoras com pastas e mais pastas.

Uma das vantagens de self storage para guardar prontuário médico é que nele você tem a liberdade de personalizar os espaços de acordo com as suas necessidades. Para que você tenha ideia, é permitido até mesmo instalar prateleiras no interior do box.

Caixas organizadoras

As caixas organizadoras são comumente utilizadas em departamentos de contabilidade, recursos humanos e outros setores que lidam com o problema de arquivamento de grandes quantidades de documentos.

Além do mais, podem aumentar ainda mais a proteção dos prontuários de seus pacientes contra os efeitos do tempo, embora os boxes de self storage já sejam ambientes livres desses tipos de risco.

Lembrando que os prontuários médicos podem ser listados por ordem alfabética ou por data, dentro da caixa organizadora.

Em pastas

Outra alternativa para o arquivamento de documentos muito utilizada em escritórios de contabilidade e departamentos de RH são as pastas.

Uma ideia interessante é separar uma pasta para cada paciente, pois dessa forma todas os dados sobre essa pessoa ficarão guardadas em um único local. Ou seja, você pode ter acesso ao histórico de doenças, medicamentos que foram receitados e quaisquer tipo de informações sobre o paciente no mesmo lugar.

Aproveitamento de todo o espaço do box

Nossa dica final sobre como e onde guardar o prontuário médico dos pacientes é fazer o melhor uso possível de todo o espaço disponibilizado pelo box privativo que você escolher.

Não é preciso optar por uma opção muito espaçosa se você utilizar as dicas que citamos para aproveitar todo o espaço de seu box. Basta guardar todos prontuários médicos de cada paciente separados por pastas. Depois, armazene as pastas por ordem alfabética ou por data dentro das caixas organizadoras. Por fim, empilhe as caixas dentro dos armários.

Para finalizarmos, é importante lembrar que o prontuário médico, acima de tudo, têm grande importância para o paciente. Existem inúmeras situações em que o histórico de saúde de uma pessoa pode precisar ser consultado para obter informações cruciais como:

  • tipo sanguíneo do paciente;
  • histórico de doenças e sintomas;
  • histórico de medicamentos;
  • altura, peso e outros dados importantes para se chegar a determinados quadros.

Como você pôde conferir, ter onde guardar o prontuário médico de pacientes é uma grande preocupação para muitos profissionais da área da saúde. Felizmente, hoje em dia podemos contar com ótimas alternativas, como o self storage.

Você acredita que o self storage pode ser uma solução para os seus problemas para guardar prontuário médico? 

Então entre em contato com o GuardeAqui para saber como podemos ajudar o seu consultório!

Autor

Márcio Martins

“Comecei no ramo do self storage em 1995 na Kipit, pioneira do Brasil, fundada em 1993. Fui gerente desta mesma empresa entre 1995 e 2017, e assumi a gerência regional do GuardeAqui em março de 2017. Sou formado em administração, com ênfase em marketing e, atualmente, sou responsável pelo departamento GuardeAqui Empresas, na área de carteira de Pessoa Jurídica”

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