O que é arquivo morto e como organizar corretamente?

Toda empresa gera uma grande quantidade de documentos, visto que é preciso armazenar o comprovante de cada operação, sem mencionar certificações, alvarás e outros arquivos importantes e que devem ser mantidos na organização por anos. A questão é que o acúmulo de arquivo morto pode causar alguns problemas, quando essa tarefa não é realizada da forma adequada.

Pensando nisso, preparamos este conteúdo para que você entenda o que significa arquivo morto, qual a importância de conhecer o ciclo de vida dos documentos e quais as melhores práticas para organizá-los. 

Continue a leitura para saber mais sobre o assunto!

O que é arquivo morto?

Há quem se refira às gavetas, caixas e pastas usadas para arquivar documentos como arquivo morto, mas o termo está associado a todos os documentos que não podem ser descartados, caso seja preciso consultá-los no futuro. A grosso modo, são:

• certidões;
• formulários;
• comprovantes;
• fichas de registro;
• declarações;
• notas fiscais.

Entre diversos outros papéis que podem precisar ser armazenados na empresa por até mesmo décadas, dependendo do tipo de documentação. Por não ser opcional, existem leis que regulamentam o tempo de guarda de arquivo morto.

Qual é o ciclo de vida de documentos?

Antes de falarmos sobre o tempo que a lei determina que determinados tipos de documentos sejam guardados, é importante destacar algumas das consequências que a empresa pode sofrer, caso não tenha boas políticas de armazenamento de arquivo morto.

• Poderá sofrer cobranças indevidas por parte de fornecedores de serviços como eletricidade, água, internet etc, inclusive por contas que já foram pagas, como aluguel, impostos, entre outros;
• Não poderá vender equipamentos que não têm mais utilidade por não ter a nota fiscal dos bens;
• Poderá ser processada por ex-funcionários e ter que pagar todos os direitos novamente, com acréscimo de multas e juros, em casos de documentos relacionados ao cumprimento de direitos trabalhistas.

Existem normas que regulamentam o tempo de guarda para as documentações de uma empresa. Conhecemos esse período como temporalidade dos documentos, conforme diz o Código Tributário Nacional, o Código Civil e a própria Constituição Federal brasileira.

Esse tempo varia de acordo com o tipo de documento — tributário ou trabalhista — e conforme a norma legal que rege a documentação.O recomendado, para a maioria dos casos, é armazenar o arquivo morto por cinco anos. Contudo, existem caso em que o ideal é guardar a papelada até que ela atinja a decadência, como os livros obrigatórios.

Como organizar arquivo morto?

Agora que você já sabe o que é arquivo morto e qual a importância de cumprir com as exigências sobre temporalidade de documentos, mostraremos algumas boas práticas para gerenciar a documentação que não pode ser descartada.

Mantenha tudo junto

Mesmo que haja uma boa gestão de armazenamento dos documentos, separando-os em pastas, armários e gavetas, chega em um momento em que o acúmulo de papéis se torna um problema.

Sendo assim, o ideal é guardá-los todos juntos e, de preferência, em um lugar no qual eles possam ficar organizados, facilitando o acesso, quando necessário. Para isso, um box privativo de self storage pode ser altamente vantajoso, pelo fato de:

• não exigir contrato de fidelidade — a empresa faz uma contratação mensal do box pelo tempo que precisar e pode cancelar quando quiser, sem se preocupar com multas contratuais;
• permitir a personalização do espaço, de acordo com suas preferências e necessidades;
• liberar o espaço físico da empresa — a infraestrutura da organização é destinada ao core business, e não ao armazenamento de arquivo morto.

Categorias

Para facilitar o manuseamento do arquivo morto, é muito importante aplicar técnicas de identificação por tipo de documento, isto é, diferentes categorias. Separe por setores, por data ou por natureza, pois quanto mais organizados, mais fácil será encontrar o que você precisa.

Tecnologia

A tecnologia é uma grande aliada dos negócios e uma ótima maneira de utilizá-la para melhorar a organização de arquivo morto é digitalizar os documentos, antes de transferi-los para um espaço físico específico.

Ao transformar os documentos da empresa em arquivos digitais, você elimina o risco perdas e danos por desgastes naturais ou manuseamento.

Conte com a sua equipe

Por fim, mas não menos importante, considere investir na capacitação da equipe para que os colaboradores saibam quais são as melhores maneiras de lidar com o arquivo morto da empresa, tanto em termos de manuseamento quanto de armazenamento.

Outra ideia interessante é delegar essa função a um departamento ou profissional específico, dependendo do porte da organização, visto que o manuseio requer cuidado e quanto menos pessoas encarregadas dessa função, melhor.

Como você pôde contemplar neste conteúdo, organizar o arquivo morto é fundamental para que a empresa não corra riscos de sofrer multas, juros, penalizações ou tenha que pagar novamente por questões compromissos que já foram cumpridos.

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