O que é arquivo morto e como organizar corretamente?
28/10/2020 | Por: Cid dos Santos
Toda empresa gera uma grande quantidade de documentos, visto que é preciso armazenar o comprovante de cada operação, sem mencionar certificações, alvarás e outros arquivos importantes e que devem ser ma...
Toda empresa gera uma grande quantidade de documentos, visto que é preciso armazenar o comprovante de cada operação, sem mencionar certificações, alvarás e outros arquivos importantes e que devem ser mantidos na organização por anos. A questão é que o acúmulo de arquivo morto pode causar alguns problemas, quando essa tarefa não é realizada da forma adequada.
Pensando nisso, preparamos este conteúdo para que você entenda o que significa arquivo morto, qual a importância de conhecer o ciclo de vida dos documentos e quais as melhores práticas para organizá-los.
Continue a leitura para saber mais sobre o assunto!
O que é arquivo morto?
Há quem se refira às gavetas, caixas e pastas usadas para arquivar documentos como arquivo morto, mas o termo está associado a todos os documentos que não podem ser descartados, caso seja preciso consultá-los no futuro. A grosso modo, são:
- certidões;
- formulários;
- comprovantes;
- fichas de registro;
- declarações;
- notas fiscais.
Entre diversos outros papéis que podem precisar ser armazenados na empresa por até mesmo décadas, dependendo do tipo de documentação. Por não ser opcional, existem leis que regulamentam o tempo de guarda de arquivo morto.
Qual é o ciclo de vida de documentos?
Antes de falarmos sobre o tempo que a lei determina que determinados tipos de documentos sejam guardados, é importante destacar algumas das consequências que a empresa pode sofrer, caso não tenha boas políticas de armazenamento de arquivo morto.
- Poderá sofrer cobranças indevidas por parte de fornecedores de serviços como eletricidade, água, internet etc, inclusive por contas que já foram pagas, como aluguel, impostos, entre outros;
- Não poderá vender equipamentos que não têm mais utilidade por não ter a nota fiscal dos bens;
- Poderá ser processada por ex-funcionários e ter que pagar todos os direitos novamente, com acréscimo de multas e juros, em casos de documentos relacionados ao cumprimento de direitos trabalhistas.
Existem normas que regulamentam o tempo de guarda para as documentações de uma empresa. Conhecemos esse período como temporalidade dos documentos, conforme diz o Código Tributário Nacional, o Código Civil e a própria Constituição Federal brasileira.
Esse tempo varia de acordo com o tipo de documento — tributário ou trabalhista — e conforme a norma legal que rege a documentação.O recomendado, para a maioria dos casos, é armazenar o arquivo morto por cinco anos. Contudo, existem caso em que o ideal é guardar a papelada até que ela atinja a decadência, como os livros obrigatórios.
Como organizar arquivo morto?
Agora que você já sabe o que é arquivo morto e qual a importância de cumprir com as exigências sobre temporalidade de documentos, mostraremos algumas boas práticas para gerenciar a documentação que não pode ser descartada.
Mantenha tudo junto
Mesmo que haja uma boa gestão de armazenamento dos documentos, separando-os em pastas, armários e gavetas, chega em um momento em que o acúmulo de papéis se torna um problema.
Sendo assim, o ideal é guardá-los todos juntos e, de preferência, em um lugar no qual eles possam ficar organizados, facilitando o acesso, quando necessário. Para isso, um box privativo de self storage pode ser altamente vantajoso, pelo fato de:
- não exigir contrato de fidelidade — a empresa faz uma contratação mensal do box pelo tempo que precisar e pode cancelar quando quiser, sem se preocupar com multas contratuais;
- permitir a personalização do espaço, de acordo com suas preferências e necessidades;
- liberar o espaço físico da empresa — a infraestrutura da organização é destinada ao core business, e não ao armazenamento de arquivo morto.
Categorias
Para facilitar o manuseamento do arquivo morto, é muito importante aplicar técnicas de identificação por tipo de documento, isto é, diferentes categorias. Separe por setores, por data ou por natureza, pois quanto mais organizados, mais fácil será encontrar o que você precisa.
Tecnologia
A tecnologia é uma grande aliada dos negócios e uma ótima maneira de utilizá-la para melhorar a organização de arquivo morto é digitalizar os documentos, antes de transferi-los para um espaço físico específico.
Ao transformar os documentos da empresa em arquivos digitais, você elimina o risco perdas e danos por desgastes naturais ou manuseamento.
Conte com a sua equipe
Por fim, mas não menos importante, considere investir na capacitação da equipe para que os colaboradores saibam quais são as melhores maneiras de lidar com o arquivo morto da empresa, tanto em termos de manuseamento quanto de armazenamento.
Outra ideia interessante é delegar essa função a um departamento ou profissional específico, dependendo do porte da organização, visto que o manuseio requer cuidado e quanto menos pessoas encarregadas dessa função, melhor.
Como você pôde contemplar neste conteúdo, organizar o arquivo morto é fundamental para que a empresa não corra riscos de sofrer multas, juros, penalizações ou tenha que pagar novamente por questões compromissos que já foram cumpridos.
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