Toda empresa gera uma grande quantidade de documentos, visto que é preciso armazenar o comprovante de cada operação, sem mencionar certificações, alvarás e outros arquivos importantes que devem ser mantidos na organização por anos. A questão é que o acúmulo de arquivo morto pode causar alguns problemas, quando essa tarefa não é realizada da forma adequada.
Pensando nisso, preparamos este conteúdo para que você entenda o que significa arquivo morto, qual a importância de conhecer o ciclo de vida dos documentos e quais as melhores práticas para organizá-los.
Continue a leitura para saber mais sobre o assunto!
O que é arquivo morto?
Há quem se refira às gavetas, caixas e pastas usadas para arquivar documentos como arquivo morto, mas o termo está associado a todos os documentos que não podem ser descartados, caso seja preciso consultá-los no futuro. A grosso modo, são:
- certidões;
- formulários;
- comprovantes;
- fichas de registro;
- declarações;
- notas fiscais.
Entre diversos outros papéis que podem ser armazenados na empresa por até mesmo décadas, dependendo do tipo de documentação. Por não ser opcional, existem leis que regulamentam o tempo de guarda de arquivos mortos.
Qual é o ciclo de vida de documentos?
Antes de falarmos sobre o tempo que a lei determina que determinados tipos de documentos sejam guardados, é importante destacar algumas das consequências que a empresa pode sofrer, caso não tenha boas políticas de armazenamento de arquivo morto.
- Poderá sofrer cobranças indevidas por parte de fornecedores de serviços, como eletricidade, água, internet, etc, inclusive por contas que já foram pagas, como aluguel, impostos, entre outros;
- Não poderá vender equipamentos que não têm mais utilidade por não ter a nota fiscal dos bens;
- Poderá ser processada por ex-funcionários e terá que pagar todos os direitos novamente, com acréscimo de multas e juros, em casos de documentos relacionados ao cumprimento de direitos trabalhistas.
Existem normas que regulamentam o tempo de guarda para as documentações de uma empresa. Conhecemos esse período como temporalidade dos documentos, conforme diz o Código Tributário Nacional, o Código Civil e a própria Constituição Federal brasileira.
Esse tempo varia conforme o tipo de documento — tributário ou trabalhista — e conforme a norma legal que rege a documentação. O recomendado, para a maioria dos casos, é armazenar o arquivo morto por cinco anos. Contudo, existem casos em que o ideal é guardar a papelada até que ela atinja a decadência, como os livros obrigatórios.
Problemas de gerenciar o Arquivo Morto
Alguns documentos têm sua preservação baseada em termos legais. Sendo assim, mantê-los não é opcional, mas obrigatório. Segundo a lei de temporalidade de documentos, existem papéis que devem ser guardados até por 30 anos.
O problema se inicia com o aumento de volume do arquivo morto devido ao passar dos anos, dificultando seu gerenciamento e armazenagem.
Confira abaixo as melhores formas de armazenar esses documentos sem danificá-los.
Por quanto tempo guardo meu arquivo?
Cada tipo de documento conta com particularidades no que diz respeito ao tempo de armazenagem. Leis nacionais são as responsáveis, aqui no Brasil, por definir e regulamentar essas questões.
Guarda de documentos fiscais
Tempo de resguarda pode variar dentre os documentos fiscais.
Termo de rescisão de contrato de trabalho – 2 anos.
Notas fiscais, pagamento de salário, cartão de ponto, recibos, fatura de serviços, férias, 13° salário, e outros documentos dessa mesma categoria – 5 anos
Folha de pagamento – 10 anos
Livro de registro do empregado – indeterminado
Guarda de documentos tributários
Obedecendo o Código Tributário Nacional (CTN), documentos tributários devem ser guardados por 5 anos em razão do prazo de decadência e prescrição.
Guarda de documentos trabalhistas
Tanto documentos trabalhistas urbanos quanto rurais devem ser guardados por 5 anos.
Guarda de documentos previdenciários
Os previdenciários possuem o prazo de 10 anos de preservação.
Como organizar arquivo morto?
Agora que você já sabe o que é arquivo morto e qual a importância de cumprir com as exigências sobre temporalidade de documentos, mostraremos algumas boas práticas para gerenciar a documentação que não pode ser descartada.
Mantenha tudo junto
Mesmo que haja uma boa gestão de armazenamento dos documentos, separando-os em pastas, armários e gavetas, chega em um momento em que o acúmulo de papéis se torna um problema.
Sendo assim, o ideal é guardá-los todos juntos e, de preferência, em um lugar no qual eles possam ficar organizados, facilitando o acesso, quando necessário. Para isso, um box privativo de self storage pode ser altamente vantajoso, pelo fato de:
- Não exigir contrato de fidelidade — a empresa faz uma contratação mensal do box pelo tempo que precisar e pode cancelar quando quiser, sem se preocupar com multas contratuais;
- Permitir a personalização do espaço, de acordo com suas preferências e necessidades;
- Liberar o espaço físico da empresa — a infraestrutura da organização é destinada ao core business, e não ao armazenamento de arquivo morto.
Categorias
Para facilitar o manuseamento do arquivo morto, é muito importante aplicar técnicas de identificação por tipo de documento, isto é, diferentes categorias. Separe por setores, por data ou por natureza, pois quanto mais organizados, mais fácil será encontrar o que você precisa.
Tecnologia
A tecnologia é uma grande aliada dos negócios e uma ótima maneira de utilizá-la para melhorar a organização de arquivo morto é digitalizar os documentos, antes de transferi-los para um espaço físico específico.
Ao transformar os documentos da empresa em arquivos digitais, você elimina o risco perdas e danos por desgastes naturais ou manuseamento.
Guarda Física
Existem algumas estratégias que vão te ajudar a manter a organização do seu arquivo morto de forma simples e descomplicada. Siga os passos e facilite a rotina da sua gestão!
Planeje seu arquivo
O planejamento é o primeiro passo para entender as necessidades de armazenamento do seu arquivo morto.
Você deve começar pela classificação dos documentos, arrumando-os em categorias e subcategorias que vão facilitar a organização dos seus papéis. Dessa forma, você otimiza tempo e espaço.
Escolha um local
Digitalizar seus documentos é necessário, devido ao desgaste causado pelo tempo. No entanto, os papéis originais devem ser armazenados em um local com condições e ambientes adequados para melhor manutenção destes.
Classifique seu arquivo
Existem várias formas eficazes de classificar arquivos mortos, sendo que o maior desafio é encontrar o formato ideal para o seu gerenciamento.
Você pode dividir por departamentos, tipo de material, data, gênero, espécie, tipologia, natureza do assunto, entre outros.
Contudo, nossa dica valiosa é: se um documento se encaixa em mais de uma categoria, crie uma anotação para sinalizar às quais pertencem. Isso facilitará muito suas buscas futuras!
Manutenção do arquivo
É imprescindível o acompanhamento dos fluxos de guarda dos documentos. Desta maneira, os papéis que já não precisam ser armazenados podem ser descartados e dar espaço aos novos.
Conte com a sua equipe
Por fim, mas não menos importante, considere investir na capacitação da equipe para que os colaboradores saibam quais são as melhores maneiras de lidar com o arquivo morto da empresa, tanto em termos de manuseamento quanto de armazenamento.
Outra ideia interessante é delegar essa função a um departamento ou profissional específico, dependendo do porte da organização, visto que o manuseio requer cuidado e quanto menos pessoas encarregadas dessa função, melhor.
Como você pôde contemplar neste conteúdo, organizar o arquivo morto é fundamental para que a empresa não corra riscos de sofrer multas, juros, penalizações ou tenha que pagar novamente por questões que já foram cumpridas.
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