Quando o assunto e fazer o arquivamento de documentos, muitas empresas enfrentam grandes dificuldades, especialmente aquelas que lidam com grandes volumes de informações e arquivos por dia, como no setor contábil e financeiro, por exemplo.
Você precisa fazer uma limpeza no escritório e não sabe como guardar arquivos? Pois bem, elaboramos este conteúdo para mostrar como organizar documentos, apesar de parecer uma tarefa simples, exige cuidados específicos e como um local de segurança pode facilitar o processo.
Acompanhe a leitura para saber mais!
Por que self storage para arquivamento de documentos?
Você já ouviu falar em self storage? Pois bem, resumidamente, é um setor no qual empresas especializadas alugam espaços físicos para que pessoas físicas ou jurídicas armazenem seus pertences pelo tempo que for necessário.
O self storage é amplamente utilizado nos mais diversos segmentos, pois é uma maneira segura, barata e versátil de fazer não apenas arquivamento de documentos, mas também de estocar produtos e guardar bens, o que é ideal para escritórios pequenos ou empresas que não tenham espaço disponível para armazenamento.
Como organizar documentos em self storage?
Agora que você já entende como o self storage pode ser útil para o arquivamento de documentos, mostraremos algumas práticas para otimizar o gerenciamento dos arquivos e, é claro, aproveitar melhor o espaço disponível.
Otimize o espaço físico
O self storage, basicamente, consiste em uma espécie de galpão no qual você poderá guardar seus objetos. Porém, sem uma estratégia de organização, o que poderia solucionar seus problemas com arquivamento de documentos, pode se transformar em um novo problema.
Uma das vantagens do self storage é que você pode personalizar o local da maneira como bem entender, portanto, considere instalar prateleiras e utilizar caixas (devidamente identificadas) para aproveitar os espaço físico da melhor maneira possível.
Conheça as características de cada documento
Depois de estruturar seu box de armazenamento, é importante ter um bom sistema de gestão dos documentos para que você possa encontrar os arquivos, quando necessário, com facilidade e agilidade.
Dito isso, conheça as características de cada documento que tramita em seu escritório e tenha tudo devidamente identificado. Além do mais, utilize a tecnologia a seu favor para otimizar ainda mais o processo.
Estabeleça tags para se referir a um determinado conjunto de arquivos que estão em um local específico. Por exemplo, separe todos os contratos em uma caixa, adesive o lado externo da caixa com uma tag e anote esta tag — referindo-se aos assuntos que constam neles — em um servidor na nuvem para não correr o risco de perder as informações.
Organize por assunto e ordem crescente
Mesmo com a implementação da Nota Fiscal Eletrônica e os benefícios da digitalização de arquivos, ainda é necessário armazenar documentos de maneira física para fins de fiscalização.
Caso um órgão fiscalizador solicite informações sobre um determinado aspecto tributário, por exemplo, e você não possa apresentar, seu negócio pode ser multado e penalizado. Para que você tenha uma ideia, apenas em São Paulo, o valor da multa, prevista pela ICMS, pode chegar a 50% sobre o custo da operação.
Portanto, faça arquivo de documentos contábeis conforme o assunto e a ordem crescente, como:
- notas fiscais;
- balanços patrimoniais;
- DRE;
- fluxo de caixa;
- contas pagas;
- contratos de clientes.
E assim por diante. Lembrando que a utilização de pastas transparentes facilita ainda mais a identificação.
Cuidado com os prazos de validade
Por fim, é muito importante dar uma atenção especial aos prazos, visto que muitos documentos pertinentes à gestão da empresa precisam ser guardados por tempo indeterminado, e este é um dos motivos pelos quais ocorre o acúmulo de papéis impressos.
O fato é que, enquanto estiverem dentro da validade jurídica, você tem a obrigação legal de armazenar os documentos em boas condições de preservação. Isto é, eles precisam permanecer legíveis para o caso de serem solicitados. Para que você tenha uma ideia, alguns documentos precisam ser guardados por até cinco anos, como:
- termos de ocorrência;
- notas fiscais de serviços;
- boletins;
- atas;
- livros fiscais;
- autorizações;
- revistas corporativas;
- convocações;
- cartas de pedido de demissão;
- COFINS;
- editais.
Entre outros.
Por que escolher uma empresa de self storage de confiança?
Se você notou que este é o momento de guardar documentos utilizando um self storage, é muito importante escolher uma empresa com credibilidade e anos de atuação na área.
O GuardeAqui pode ser a solução ideal, pois além de ter o nome consolidado neste mercado, conta com unidades espalhadas por diversas regiões, proporciona um sistema altamente seguro para proteger seus arquivos — câmeras de monitoramento, alarmes de vigilância e equipe especializada por 24 horas por dia — e permite que você acesse os pertences armazenados, dentro do horário de funcionamento, sempre que precisar, já que a chave do box fica com você.
Quer saber mais sobre como o GuardeAqui pode ajudar sua empresa com o arquivamento de documentos? Então entre em contato com a gente e conheça os planos disponíveis para atender às suas necessidades!
Ótimo artigo!