Quando o assunto e fazer o arquivamento de documentos, muitas empresas enfrentam grandes dificuldades, especialmente aquelas que lidam com grandes volumes de informações e arquivos por dia, como no setor contábil e financeiro, por exemplo.

Você precisa fazer uma limpeza no escritório e não sabe como guardar arquivos? Pois bem, elaboramos este conteúdo para mostrar como organizar documentos, apesar de parecer uma tarefa simples, exige cuidados específicos e como um local de segurança pode facilitar o processo. 

Acompanhe a leitura para saber mais!

Por que self storage para arquivamento de documentos?

Você já ouviu falar em self storage? Pois bem, resumidamente, é um setor no qual empresas especializadas alugam espaços físicos para que pessoas físicas ou jurídicas armazenem seus pertences  pelo tempo que for necessário.

O self storage é amplamente utilizado nos mais diversos segmentos, pois é uma maneira segura, barata e versátil de fazer não apenas arquivamento de documentos, mas também de estocar produtos e guardar bens, o que é ideal para escritórios pequenos ou empresas que não tenham espaço disponível para armazenamento.

Como organizar documentos em self storage?

Agora que você já entende como o self storage pode ser útil para o arquivamento de documentos, mostraremos algumas práticas para otimizar o gerenciamento dos arquivos e, é claro, aproveitar melhor o espaço disponível.

Otimize o espaço físico

O self storage, basicamente, consiste em uma espécie de galpão no qual você poderá guardar seus  objetos. Porém, sem uma estratégia de organização, o que poderia solucionar seus problemas com arquivamento de documentos, pode se transformar em um novo problema.

Uma das vantagens do self storage é que você pode personalizar o local da maneira como bem entender, portanto, considere instalar prateleiras e utilizar caixas (devidamente identificadas) para aproveitar os espaço físico da melhor maneira possível.

Conheça as características de cada documento

Depois de estruturar seu box de armazenamento, é importante ter um bom sistema de gestão dos documentos para que você possa encontrar os arquivos, quando necessário, com facilidade e agilidade.

Dito isso, conheça as características de cada documento que tramita em seu escritório e tenha tudo devidamente identificado. Além do mais, utilize a tecnologia a seu favor para otimizar ainda mais o processo.

Estabeleça tags para se referir a um determinado conjunto de arquivos que estão em um local específico. Por exemplo, separe todos os contratos em uma caixa, adesive o lado externo da caixa com uma tag e anote esta tag — referindo-se aos assuntos que constam neles — em um servidor na nuvem para não correr o risco de perder as informações.

Organize por assunto e ordem crescente

Mesmo com a implementação da Nota Fiscal Eletrônica e os benefícios da digitalização de arquivos, ainda é necessário armazenar documentos de maneira física para fins de fiscalização.

Caso um órgão fiscalizador solicite informações sobre um determinado aspecto tributário, por exemplo, e você não possa apresentar, seu negócio pode ser multado e penalizado. Para que você tenha uma ideia, apenas em São Paulo, o valor da multa, prevista pela ICMS, pode chegar a 50% sobre o custo da operação.

Portanto, faça arquivo de documentos contábeis conforme o assunto e a ordem crescente, como:

  • notas fiscais;
  • balanços patrimoniais;
  • DRE;
  • fluxo de caixa;
  • contas pagas;
  • contratos de clientes.

E assim por diante. Lembrando que a utilização de pastas transparentes facilita ainda mais a identificação.

Cuidado com os prazos de validade

Por fim, é muito importante dar uma atenção especial aos prazos, visto que muitos documentos pertinentes à gestão da empresa precisam ser guardados por tempo indeterminado, e este é um dos motivos pelos quais ocorre o acúmulo de papéis impressos.

O fato é que, enquanto estiverem dentro da validade jurídica, você tem a obrigação legal de armazenar os documentos em boas condições de preservação. Isto é, eles precisam permanecer legíveis para o caso de serem solicitados. Para que você tenha uma ideia, alguns documentos precisam ser guardados por até cinco anos, como:

  • termos de ocorrência;
  • notas fiscais de serviços;
  • boletins;
  • atas;
  • livros fiscais;
  • autorizações;
  • revistas corporativas;
  • convocações;
  • cartas de pedido de demissão;
  • COFINS;
  • editais.

Entre outros.

Por que escolher uma empresa de self storage de confiança?

Escolher uma empresa de self storage faz toda diferença na hora de fazer o arquivamento de documentos da sua empresa.

Se você notou que este é o momento de guardar documentos utilizando um self storage, é muito importante escolher uma empresa com credibilidade e anos de atuação na área.

O GuardeAqui pode ser a solução ideal, pois além de ter o nome consolidado neste mercado, conta com unidades espalhadas por diversas regiões, proporciona um sistema altamente seguro para proteger seus arquivos — câmeras de monitoramento, alarmes de vigilância e equipe especializada por 24 horas por dia — e permite que você acesse os pertences armazenados, dentro do horário de funcionamento,  sempre que precisar, já que a chave do box fica com você.

Quer saber mais sobre como o GuardeAqui pode ajudar sua empresa com o arquivamento de documentos? Então entre em contato com a gente e conheça os planos disponíveis para atender às suas necessidades!

Autor

Márcio Martins

“Comecei no ramo do self storage em 1995 na Kipit, pioneira do Brasil, fundada em 1993. Fui gerente desta mesma empresa entre 1995 e 2017, e assumi a gerência regional do GuardeAqui em março de 2017. Sou formado em administração, com ênfase em marketing e, atualmente, sou responsável pelo departamento GuardeAqui Empresas, na área de carteira de Pessoa Jurídica”

Comentários

  • Felipe Ivata Ishiyama

    10 de agosto, 2020

    Ótimo artigo!

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