Quando o assunto e fazer o arquivamento de documentos, muitas empresas enfrentam grandes dificuldades, especialmente aquelas que lidam com grandes volumes de informações e arquivos por dia, como no setor contábil e financeiro, por exemplo.

Você precisa fazer uma limpeza no escritório e não sabe como guardar arquivos? Pois bem, elaboramos este conteúdo para mostrar como organizar documentos, apesar de parecer uma tarefa simples, exige cuidados específicos e como um local de segurança pode facilitar o processo. 

Acompanhe a leitura para saber mais!

Por que self storage para arquivamento de documentos?

Você já ouviu falar em self storage? Pois bem, resumidamente, é um setor no qual empresas especializadas alugam espaços físicos para que pessoas físicas ou jurídicas armazenem seus pertences  pelo tempo que for necessário.

O self storage é amplamente utilizado nos mais diversos segmentos, pois é uma maneira segura, barata e versátil de fazer não apenas arquivamento de documentos, mas também de estocar produtos e guardar bens, o que é ideal para escritórios pequenos ou empresas que não tenham espaço disponível para armazenamento.

Como organizar documentos em self storage?

Agora que você já entende como o self storage pode ser útil para o arquivamento de documentos, mostraremos algumas práticas para otimizar o gerenciamento dos arquivos e, é claro, aproveitar melhor o espaço disponível.

Otimize o espaço físico

O self storage, basicamente, consiste em uma espécie de galpão no qual você poderá guardar seus  objetos. Porém, sem uma estratégia de organização, o que poderia solucionar seus problemas com arquivamento de documentos, pode se transformar em um novo problema.

Uma das vantagens do self storage é que você pode personalizar o local da maneira como bem entender, portanto, considere instalar prateleiras e utilizar caixas (devidamente identificadas) para aproveitar os espaço físico da melhor maneira possível.

Conheça as características de cada documento

Depois de estruturar seu box de armazenamento, é importante ter um bom sistema de gestão dos documentos para que você possa encontrar os arquivos, quando necessário, com facilidade e agilidade.

Dito isso, conheça as características de cada documento que tramita em seu escritório e tenha tudo devidamente identificado. Além do mais, utilize a tecnologia a seu favor para otimizar ainda mais o processo.

Estabeleça tags para se referir a um determinado conjunto de arquivos que estão em um local específico. Por exemplo, separe todos os contratos em uma caixa, adesive o lado externo da caixa com uma tag e anote esta tag — referindo-se aos assuntos que constam neles — em um servidor na nuvem para não correr o risco de perder as informações.

Organize por assunto e ordem crescente

Mesmo com a implementação da Nota Fiscal Eletrônica e os benefícios da digitalização de arquivos, ainda é necessário armazenar documentos de maneira física para fins de fiscalização.

Caso um órgão fiscalizador solicite informações sobre um determinado aspecto tributário, por exemplo, e você não possa apresentar, seu negócio pode ser multado e penalizado. Para que você tenha uma ideia, apenas em São Paulo, o valor da multa, prevista pela ICMS, pode chegar a 50% sobre o custo da operação.

Portanto, faça arquivo de documentos contábeis conforme o assunto e a ordem crescente, como:

  • notas fiscais;
  • balanços patrimoniais;
  • DRE;
  • fluxo de caixa;
  • contas pagas;
  • contratos de clientes.

E assim por diante. Lembrando que a utilização de pastas transparentes facilita ainda mais a identificação.

Cuidado com os prazos de validade

Por fim, é muito importante dar uma atenção especial aos prazos, visto que muitos documentos pertinentes à gestão da empresa precisam ser guardados por tempo indeterminado, e este é um dos motivos pelos quais ocorre o acúmulo de papéis impressos.

O fato é que, enquanto estiverem dentro da validade jurídica, você tem a obrigação legal de armazenar os documentos em boas condições de preservação. Isto é, eles precisam permanecer legíveis para o caso de serem solicitados. Para que você tenha uma ideia, alguns documentos precisam ser guardados por até cinco anos, como:

  • termos de ocorrência;
  • notas fiscais de serviços;
  • boletins;
  • atas;
  • livros fiscais;
  • autorizações;
  • revistas corporativas;
  • convocações;
  • cartas de pedido de demissão;
  • COFINS;
  • editais.

Entre outros.

Por que escolher uma empresa de self storage de confiança?

Escolher uma empresa de self storage faz toda diferença na hora de fazer o arquivamento de documentos da sua empresa.

Se você notou que este é o momento de guardar documentos utilizando um self storage, é muito importante escolher uma empresa com credibilidade e anos de atuação na área.

O GuardeAqui pode ser a solução ideal, pois além de ter o nome consolidado neste mercado, conta com unidades espalhadas por diversas regiões, proporciona um sistema altamente seguro para proteger seus arquivos — câmeras de monitoramento, alarmes de vigilância e equipe especializada por 24 horas por dia — e permite que você acesse os pertences armazenados, dentro do horário de funcionamento,  sempre que precisar, já que a chave do box fica com você.

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Autor

Clayton Romano

Minha história no GuardeAqui começou em 2011 como Assistente Operacional, na época tínhamos apenas 3 unidades. Ao longo dos anos passei por diversos cargos e ganhei muito experiência em cada um deles. Atuei algum tempo como Gerente Comercial da unidade de Campinas e, atualmente, atuo como Gerente Regional, sendo responsável por 7 lojas do interior de São Paulo, de Brasília e Belo Horizonte. Além disso, sou formado em Administração e leciono em um curso técnico de Administração, Contabilidade, Logística e RH.

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