Você já parou para pensar na quantidade de documentos que acumulamos ao longo da vida? Desde contas e recibos até contratos e registros importantes, é incrível como o papel pode se acumular rapidamente. 

Mas, com tudo isso, surge uma dúvida. Onde guardar tudo isso de forma segura e organizada? Muitas empresas enfrentam grandes dificuldades, especialmente aquelas que lidam com grandes volumes de informações e arquivos por dia, como no setor contábil e financeiro, por exemplo.

É nesse cenário que o self storage surge como uma solução inteligente que pode nos ajudar a manter os documentos em ordem, sem ocupar espaço valioso em casa ou no escritório.

Quer saber mais? Então, continue acompanhando a leitura!

O que é arquivamento de documentos?

O arquivamento de documentos é o processo de organização, armazenamento e preservação de papéis, arquivos e registros importantes. Esses documentos podem incluir uma ampla variedade de itens, como contratos, recibos, faturas, registros financeiros, documentos legais, correspondências e muito mais. 

O objetivo dessa ação é garantir que as informações essenciais sejam facilmente acessíveis quando necessário, ao mesmo tempo em que são protegidas contra danos, perdas ou acesso não autorizado.

Desse modo, essa prática consiste em criar um sistema de classificação e organização eficiente dos documentos, bem como a ação de armazená-los em locais específicos e seguros, como um self storage, por exemplo.

Isso facilita a localização rápida e eficiente desses papéis quando necessário, evitando a desordem e a confusão que podem surgir quando eles não são devidamente organizados.

Em um contexto empresarial, esta atividade é especialmente importante para garantir a conformidade com regulamentações legais e financeiras, bem como para manter um registro preciso das transações e atividades comerciais. 

Por outro lado, para pessoas físicas, esse é um processo que pode ajudar a manter registros de saúde, financeiros e pessoais em ordem, facilitando o acesso a informações importantes quando necessário.

Quais os benefícios em organizar documentos em self storage?

Existem diversos benefícios em organizar e armazenar documentos em um self storage, dentre eles:

Otimizar o espaço físico

O self storage, basicamente, consiste em uma espécie de galpão no qual você pode guardar seus objetos. Porém, sem uma estratégia de organização, o que poderia solucionar seus problemas com arquivamento de documentos, pode se transformar em um novo problema.

Uma das vantagens do self storage é que você pode personalizar o local da maneira como bem entender. Portanto, considere instalar prateleiras e utilizar caixas (devidamente identificadas) para aproveitar os espaço físico da melhor maneira possível.

Segurança de documentos importantes

Ao armazenar seus documentos em um self storage, você está garantindo uma camada adicional de segurança. Essas instalações são projetadas para proteger seus pertences contra furtos, incêndios, inundações e outros danos potenciais. 

Além disso, muitas empresas, como o Guarde Aqui, oferecem sistemas de segurança avançados, como câmeras de vigilância, cercas e acesso controlado, para garantir a proteção máxima dos seus arquivos. 

Assim, você pode ter toda a tranquilidade do mundo, sabendo que seus documentos estão protegidos contra imprevistos e com a possibilidade de serem acessados sempre que precisar. 

Como deve ser o arquivamento de documentos em self storage?

Quando se trata de armazenar documentos em self storage, é crucial priorizar a otimização do gerenciamento dos arquivos e do espaço disponível. Confira abaixo as etapas essenciais do que você deve fazer:.

Conheça as características de cada documento

Depois de estruturar seu box, é importante ter um bom sistema de gestão dos documentos para que você possa encontrar os arquivos, quando necessário, com facilidade e agilidade.

Dito isso, conheça as características de cada documento que tramita em seu escritório ou empresa e tenha tudo devidamente identificado. Você também pode utilizar diversos métodos organizacionais a seu favor para otimizar ainda mais o processo, como o alfabético, numérico, geográfico e ideográfico

Mantenha documentos arquivados na nuvem

A principal vantagem em arquivar documentos em uma nuvem é eliminar a necessidade de espaço físico para armazenamento. Isso significa que você pode liberar mais locais em seu escritório ou em sua casa. 

Além disso, os documentos armazenados na nuvem estão protegidos contra extravios, danos ou roubo, uma vez que são armazenados em servidores remotos com medidas de segurança avançadas.

Outra vantagem é a acessibilidade. Com documentos arquivados na nuvem, você pode acessá-los de qualquer dispositivo conectado à internet, a qualquer momento e de qualquer lugar. Isso é especialmente útil para pessoas que precisam acessar documentos enquanto estão fora do escritório ou em viagens de negócios.

Dessa forma, ao aliar o armazenamento na nuvem com o armazenamento físico em self storage, você pode ter a tranquilidade de saber que seus documentos estão protegidos contra todos os tipos de imprevistos.

Cuidado com os prazos de validade

Este é um dos itens mais importantes da lista, visto que muitos documentos pertinentes à gestão da empresa precisam ser guardados por tempo indeterminado, e este é um dos motivos pelos quais ocorre o acúmulo de papéis impressos.

O fato é que, enquanto estiverem dentro da validade jurídica, você tem a obrigação legal de armazenar os documentos em boas condições de preservação. Isto é, eles precisam permanecer legíveis para o caso de serem solicitados. Para que você tenha uma ideia, alguns deles precisam ser guardados por até cinco anos, como:

• termos de ocorrência;
• notas fiscais de serviços;
• boletins;
• atas;
• livros fiscais;
• autorizações;
• revistas corporativas;
• convocações;
• cartas de pedido de demissão;
• COFINS;
• editais;
• entre outros.

Utilize pastas e plásticos

Quando se trata de arquivar documentos, a organização é fundamental. Uma maneira eficaz de manter seus documentos organizados e protegidos é utilizando pastas e plásticos.

As pastas são ideais para agrupar documentos relacionados por categoria, tornando mais fácil encontrar o que você necessita quando precisar. Você pode usar pastas de diferentes cores para distinguir entre tipos de documentos ou categorias específicas, como finanças, saúde ou documentos pessoais. 

Além das pastas, o uso de plásticos transparentes ou envelopes plásticos pode ser uma ótima maneira de proteger documentos contra danos, como sujeira, umidade ou rasgos. Você pode armazenar documentos dentro de plásticos e, em seguida, colocá-los dentro das pastas para garantir uma camada adicional de proteção.

Identifique e rotule caixas e pastas

Uma prática simples, mas que faz toda a diferença, é identificar e rotular adequadamente suas caixas e pastas. Isso ajuda a garantir que você possa localizar facilmente os documentos que precisa, sem perder tempo procurando em vários lugares.

Ao rotular suas caixas e pastas, seja claro e específico sobre o conteúdo de cada uma. Por exemplo, ao arquivar documentos financeiros, você pode rotular uma pasta como “Faturas” e outra como “Extratos Bancários”. Isso permite que você saiba exatamente o que está em cada pasta sem precisar abri-las.

Além disso, é uma boa ideia incluir datas nas etiquetas, especialmente se você estiver arquivando documentos que precisam ser mantidos por um determinado período de tempo. Isso ajuda a garantir que você possa facilmente identificar quando os documentos foram arquivados e quando podem ser descartados com segurança.

Organize por assunto e ordem crescente

Mesmo com a implementação da Nota Fiscal Eletrônica e os benefícios da digitalização de arquivos, ainda é necessário armazenar documentos de maneira física para fins de fiscalização.

Caso um órgão fiscalizador solicite informações sobre um determinado aspecto tributário, por exemplo, e você não possa apresentar, seu negócio pode ser multado e penalizado. Para que você tenha uma ideia, apenas em São Paulo, o valor da multa, prevista pela ICMS, pode chegar a 50% sobre o custo da operação.

Portanto, faça arquivo de documentos contábeis conforme o assunto e a ordem crescente, como:

• notas fiscais;
• balanços patrimoniais;
• DRE;
• fluxo de caixa;
• contas pagas;
• contratos de clientes;
• e assim por diante. 

Lembrando que a utilização de pastas transparentes facilita ainda mais a identificação.

Acompanhe a leitura para saber mais!

Por que escolher uma empresa de self storage de confiança?

Se você notou que este é o momento de guardar documentos utilizando um self storage, é muito importante escolher uma empresa com credibilidade e anos de atuação na área.

É por isso que o Guarde Aqui se apresenta como a solução ideal para seu negócio, pois além de ter o nome consolidado neste mercado, nossa unidades estão presentes em diversas regiões e contam com sistemas altamente seguros para proteger seus arquivos.

Desde câmeras de monitoramento, alarmes de vigilância e equipe especializada, estamos 24 horas por dia atentos aos seus bens. Além do mais, você pode acessar seus pertences armazenados (dentro do horário de funcionamento) sempre que precisar, já que a chave do box fica com você.

Quer saber mais sobre como o Guarde Aqui pode ajudar sua empresa com o arquivamento de documentos? Então, entre em contato com a gente e conheça os planos disponíveis para atender às suas necessidades!