Sua empresa usa o espaço físico de que dispõe de maneira eficiente? Para a maior parte das empresas, por incrível que pareça, a resposta é não. Mesmo aquelas que usam seu espaço de maneira eficaz, dificilmente o empregam da melhor forma possível. E a diferença não é apenas semântica.

Muitas organizações podem se mostrar eficazes no uso do espaço, mantendo tudo organizado, com salas para estoque, arquivo morto e almoxarifado. A tarefa está sendo cumprida e, portanto, não se pode dizer que o método não é eficaz. Mas é eficiente? Isso é outra história.

Ser eficiente no uso da área disponível não é apenas sobre manter tudo organizado. É muito mais do que isso. Ser eficiente é otimizar o uso do espaço, pensando em agilidade, custos e produtividade. Ou seja, se sua empresa mantem uma sala só para arquivo morto, como muitos escritórios de advocacia ou contabilidade, está sendo ineficiente.

Claro, não estamos falando para se desfazer desses documentos. Além de notas fiscais que têm exigência legal de guarda de ao menos cinco anos, a legislação brasileira requer que outros documentos sejam mantidos por até 20 anos ou mais em alguns casos. O que significa que quanto mais clientes um escritório de direito ou advocacia tiver, mais espaço irá precisar para armazenar os registros daqueles que atende.

Contudo, isso não significa que salas e, às vezes, andares inteiros precisem ser empregados para armazenar toda essa papelada. Afinal, o que é mais produtivo? Deixar todo esse espaço basicamente sem uso ou abrir novas salas para atender mais clientes e gerar novas receitas? A resposta é óbvia.

A lógica não vale apenas para a guarda de documentos. Se você tem uma empresa de comércio de bens, provavelmente trabalha com estoque. Nos shoppings, a chance de que sua loja não tenha espaço para armazenar todos os produtos do estoque é alta. E, caso você tenha todo esse espaço disponível, gostaríamos de dizer que ele pode ser melhor aproveitado. O mesmo vale para a maior parte das lojas de rua.

Não deixe “espaço parado”. Projetar o ambiente para atender o cliente com mais conforto certamente é um uso melhor. E se você, por acaso tem lugar sobrando, invista em um ambiente para seus colaboradores poderem almoçar ou interagir entre um turno e outro. Afinal, funcionários mais motivados são um fator importante para a produtividade de qualquer empresa.

A solução para guardar os documentos e estoque, tornando o uso do lugar mais eficiente? Vem para o #CadeadoAmarelo!

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