01 jul/14

Inventário de Estoque – o que é e como implementar

Inventário de Estoque

Ter uma boa gestão de estoque, é fundamental e resulta em muitos benefícios para as empresas. Através desta gestão é possível traçar estratégias de produção e vendas e alavancar os negócios.

Para se ter um controle de estoque eficiente, é preciso inventariar o estoque, pelo menos uma vez ao ano.

O que isso significa?

Inventariar significa contar o estoque de mercadorias.

Os inventários são utilizados para a verificação do estado do estoque (diferença entre estoque real e o estoque informado no sistema ERP que a empresa utiliza). Consiste na operação de contagem física dos artigos armazenados no seu estoque e em suas prateleiras no estabelecimento.

Existem 3 tipos de inventários:

  • Inventário Permanente: consiste em manter permanentemente atualizadas as quantidades de cada artigo em estoque, através das transações;
  • Inventário Intermitente: este inventário é realizado uma vez ao ano, normalmente no fim do ano contábil, também chamado “Balanço”. Conta-se todos os artigos do estabelecimento. Normalmente o estabelecimento fica até fechado para poder fazer esta contagem sem interrupções.
  • Inventário Rotativo: consiste em examinar o estoque por grupo de artigos e verificar a sua exatidão em termos de quantidades e localização destes artigos.

As datas (quando): definição das datas nas quais serão realizadas as contagens. Estas datas devem ser estabelecidas levando-se em conta:

1- O momento em que os itens objetos do inventário estarão organizados em suas respectivas seções, lojas ou depósitos de armazenagem;

2- O respectivo registro, nos controles da empresa, das movimentações de entrada e saída através dos documentos legais dos itens a serem inventariados.

O que levar em conta ao fazer um inventário de estoque:

  • Datas: é extremamente importante a definição das datas nas quais serão realizadas as contagens. Estas datas devem ser estabelecidas considerando-se:
  • 1- O momento em que os itens objetos do inventário estarão organizados em suas respectivas seções, lojas ou depósitos;

    2-O respectivo registro, nos controles da empresa, das movimentações de entrada e saída através dos documentos legais dos itens a serem inventariados.

  • Os itens abrangidos: são os itens que serão incluídos pela contagem geral ou parcial do inventário.
  • As pessoas que farão a contagem: definição das pessoas que farão o trabalho da contagem. Geralmente, são os funcionários do estabelecimento, da seção ou do depósito que fazem esta contagem, mas, para garantir plena veracidade do processo, algumas empresas optam por formar equipes mistas (com pessoas do setor e de fora dele ) ou ainda pessoas totalmente fora do setor inventariado (auditores, supervisores, etc).
  • O estabelecimento ou depósito examinado: a delimitação da área de trabalho é fundamental para seu início, pois é a partir dela que dimensionamos a quantidade de pessoas nas equipes de trabalho, a melhor data e a melhor prática a se adotar.
  • O método utilizado: o método de contagem deve ser o que melhor garanta a qualidade do trabalho, nos aspectos de eficácia, praticidade e menor tempo, de acordo com os recursos materiais e humanos disponíveis na empresa. O próximo capítulo explorará com mais precisão esse importante quesito do planejamento.

5 dicas rápidas para inventariar seu estoque:

  • Organize seu estoque antes de começar, agrupando o máximo possível de produtos iguais; nessa organização, aproveite também para limpar os espaços.
  • Identifique os espaços antes de fazer a contagem: numere prateleiras, vitrines, gavetas, etc.. Ao anotar a quantidade dos produtos, associe a contagem ao local onde os produtos estão estocados. Isso facilitará uma próxima contagem.
  • Conte item por item: pegue na mão cada um dos produtos. Se perder a conta, reinicie o processo de contagem. Jamais fique em dúvidas.
  • Ao terminar a primeira rodada de contagens dos produtos, uma segunda pessoa deve recontar todos eles novamente. Esse processo garante a captura de possíveis falhas humanas.
  • Inventários devem ser feitos preferencialmente em horários nos quais a empresa não tem movimento de saída de estoque, ou quando não há produção em andamento: madrugadas, finais de semana ou feriados são os horários ideais e os mais praticados pelas empresas.
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