06 set/13

Como e por quanto tempo devemos guardar documentos

Onde guardar documentos

Ninguém gosta de guardar contas, comprovantes e notas fiscais em casa, afinal, ocupam muito espaço e podem contribuir para a desorganização do ambiente doméstico, com gavetas atoladas de papéis e infinitas pastas, na tentativa de organizá-las.

Arquivar documentos é importante e necessário, pois só com eles você pode comprovar que uma conta já foi paga, reclamar de um produto adquirido que está com defeito ou ainda comprovar propriedade ou posse de um bem, evitando assim futuras dores de cabeça com a nossa burocracia…

Sabendo desta necessidade de organização, em 2009, foi aprovada uma lei (12.007) que obriga as prestadoras de serviços público ou privado a encaminhar ao consumidor uma declaração de quitação anual de débitos, que deve ser enviada até o mês de maio do ano seguinte.

Segundo a legislação, somente terão direito a este documento aqueles que estiverem em dia com todas as parcelas ou mensalidades do ano anterior.

No entanto, o consumidor só poderá se desfazer dos recibos pagos mensalmente no momento em que receber o documento de quitação anual. Mesmo assim é preciso ficar alerta se na declaração de quitação tem contido a informação de que a mesma substitui as quitações dos faturamentos mensais.

Comprovantes digitais

Para pagamentos feitos pela internet, é importante imprimir ou salvar uma cópia do comprovante assim que a conta for quitada. Se possível, faça backup regularmente destas pastas.

Saiba os prazos para guardar estes documentos

Segundo o Procon, o período para conservação deles varia conforme a situação. Confira cada prazo:

Tributos

Os comprovantes de pagamentos de IPTU, IPVA e a declaração de Imposto de Renda devem ser mantidos por cinco anos.

Água, energia, telefone e demais contas de serviços essenciais

Declarações devem ser conservadas por cinco anos.

Condomínio

Declarações de quitação do pagamento do condomínio devem ser guardadas durante todo o período em que o morador estiver no imóvel. Após a saída, conservá-los por 10 anos (prazo prescricional estipulado pelo Código Civil).

Consórcio

Declarações devem ser guardadas até o encerramento das operações financeiras do grupo.

Seguro

Proposta, apólice e as declarações de pagamento devem ser guardadas por mais um ano após o fim da vigência.

Convênio médico

Proposta e contrato devem ser guardados por todo o período em que estiver como conveniado. Recibos dos 12 meses anteriores ao último reajuste devem ser guardados por todo o período de contratação. Importante ressaltar que contrato de seguro saúde segue as regras dos seguros em geral, ou seja, qualquer reclamação ou ação judicial (do consumidor ao seguro ou do seguro ao consumidor) deve ser feita no prazo de um ano.

Mensalidade escolar/ cursos livres

Declarações e contrato devem ser guardados pelo período de cinco anos.

Cartão de crédito

Declarações e contratos devem ser guardados pelo período de cinco anos.

Aluguel

O locatário deve guardar o contrato e as declarações de pagamento por até três anos após a desocupação do imóvel e o recebimento do termo de entrega de chaves.

Compra de imóvel

A proposta, o contrato e todos os comprovantes de pagamento devem ser conservados pelo comprador até a lavratura e registro imobiliário da escritura.

Notas fiscais e certificados de garantia

As notas fiscais de compra de produtos e serviços duráveis e certificados de garantia devem ser guardados pelo prazo da vida útil do produto/serviço, a contar da aquisição do bem, uma vez que, mesmo após o término da garantia contratual, ainda há possibilidade de aparecerem vícios ocultos.

Contratos

Os contratos em geral precisam ser conservados até que o vínculo entre as partes seja desfeito e, em se tratando de financiamento, até que todas as parcelas estejam quitadas e o bem desalienado.

Contracheque ou holerite

Devem ser guardados por cinco anos.

Notas de serviço

Devem ser guardados por cinco anos.

Carnê do INSS

Deve ser mantido até a aposentadoria e a retirada do benefício.

Cheques

Mantenha-os de 30 a 60 dias após a emissão. Sua compensação deve acontecer no prazo máximo de um mês, a partir da emissão do cheque, se for da mesma praça; e de dois meses, se for de outra praça. A prescrição de um cheque pode ser feita em um prazo máximo de seis meses contados da apresentação. O canhoto de cheque não tem valor legal, só vale para conferência.

Como arquivar os documentos para conservá-los?

Como armazenar documentos corretamenteVocê poderá arquivar seus documentos, organizando-os por assunto, de preferência em pastas suspensas, que facilita a sua localização.

Em papelarias, lojas de materiais para escritório e até em supermercado você encontra à venda um kit chamado APPS – ARQUIVO PARA PASTAS SUSPENSAS, composto por uma caixa plástica com pastas suspensas de arquivo e etiquetas (com visor).

Utilizando as etiquetas, dê título às pastas de acordo com que está guardando e dentro das pastas, separe os documentos por ano, utilizando divisórias.

Evite a exposição dos documentos à Luz e umidade e também contato direto com outros papéis.

Esta é uma forma de organizar seus documentos em casa, mas se ainda assim você não quiser ou não tiver espaço em casa para armazenar tantos documentos, conheça a solução de Guarda Documentos que o GuardeAqui oferece.

Mantenha seus documentos em ordem e deixe que o GuardeAqui cuide deles para você.

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